POLY-OS:
a rendszer, amit azért építettünk, mert elegünk lett a négy megnyitott appból

Ez az esettanulmány rólunk szól, mert mi voltunk az első ügyfél.

Egy ügynökség reggele nálunk is úgy indult, mint a legtöbb kisvállalkozásé. Megnyitod a levelezést, mert ott vannak az ügyfelek. Megnyitod a naptárt, mert ott vannak a foglalások. Megnyitod a számlázót, mert ott vannak a számlák. Aztán egy táblázatot, mert valahol követni kell, ki hol tart. Négy app, mire tudod, hol tartasz.

És egyik sem beszél a másikkal. Az ügyfél nevét háromszor gépeled be. A számlát kézzel állítod ki egy elfogadott ajánlat után, és kézzel küldöd az emlékeztetőt, ha nem jött válasz. Ha azt kérdezik, mennyi a havi bevétel vagy hány ajánlat van nyitva, táblázatokat fésülsz össze. Közben fizetsz öt havidíjat öt szoftverért, amelyek mind a cégedről tudnak valamit, de egyik sem tudja az egészet.

A nagyvállalati ERP-k erre nem válaszok: drágák, hónapokig tart bevezetni őket, és egy tízfős cégnek a tizedük sem kell. A kis megoldások pedig pont ott állnak meg, ahol összekapcsolni kellene őket.

A legfontosabb döntés az volt, hogy nem még egy appot építünk a sor végére, hanem egyet, ami a többit kiváltja. Egy ügyféladatbázis, amire minden más ráépül, és modulok, amiket akkor kapcsolsz be, amikor szükség van rájuk.

Egy ügyfél, egy kártya

A POLY-OS közepén a CRM áll. Minden ügyfélnek egy kártyája van, rajta az előzmények, az üzenetek, a dokumentumok, a foglalások és a számlák. Nem kell három helyen keresni, hogy mi történt vele legutóbb.

Érdeklődőtől a kifizetett számláig

Az érdeklődő űrlapról, kvízből vagy a weboldalon foglalt időpontból egyenesen a CRM-be érkezik. Az ajánlat és az egyeztetés az ügyfélkártyán zajlik. A munka feladatokra és időpontokra bomlik, felelőssel és határidővel. A végén a számla a Számlázz.hu-n keresztül, NAV-kompatibilisen készül el, és a bevétel azonnal látszik.

14 modul, bekapcsolod, ami kell

CRM, számlázás, foglalás, feladatok, naptár, dokumentumok, hírlevél, kampányok, közösségi posztok ütemezése, kvíz funnel, cashflow-előrejelzés, workflow-automatizáció, AI chatbot a weboldalra és SAMU, az AI-asszisztens. Egy terapeutának a foglalás és a számlázás kell, egy webshopnak a kampány és a hírlevél. A többi modul csak ott pihen, amíg nincs rá szükség.

A rendszer dolgozik, te döntesz

A workflow-automatizáció a kézi admint veszi le a válladról. Új foglalás után az ügyfél azonnal visszaigazolást kap. Elfogadott ajánlatból elkészül a számla, neked csak jóvá kell hagynod. Ha három napja nincs válasz, megy az emlékeztető, és nem csúszik ki egy érdeklődő sem.

Minden reggel SAMU, az AI-asszisztens összefoglalja, mi történt tegnap, mi vár ma, és mi maradt el.

Ügyfeleinknél is ebbe építünk

A POLY-OS nem csak a mi belső eszközünk. Amikor egy ügyfélnek egyedi funkció kell, azt sokszor nem külső bővítménnyel oldjuk meg, hanem a POLY-OS-be fejlesztjük. Így készült például a Soft Return időpontfoglalója is.

A polyos.hu

A rendszer mellé a weboldalt is mi építettük. Nem funkciólistával kezd, hanem azzal a reggellel, amit minden kisvállalkozó ismer, és onnan vezet el a 30 perces bemutatóig.

A POLYMAIND minden nap a POLY-OS-ben dolgozik: ügyfelek, ajánlatok, foglalások, számlák és kampányok egy helyen. [Ide 1–2 mondat a saját mért eredményetekről: pl. hány órát spóroltok hetente, hány ügyfél fut a rendszerben, hány cég használja rajtatok kívül.]

Az ára 14 990 Ft/hó-tól indul, telepítés nélkül, EU-s adattárolással. [ellenőrizni élesítéskor]